ZU VIELE MANUELLE PROZESSE

DinoSol wollte die Margenkontrolle für seine Produkte optimieren. Als erfahrener Anbieter von Retail-Lösungen beauftragte DinoSol die Experten von Zoi mit der Implementierung eines Systems zur Verbesserung der Verwaltung von Rabattverträgen.

DinoSol arbeitet in der Regel mit Rabattvereinbarungen, die sowohl mit dem Kauf als auch mit dem Verkauf seiner Produkte verbunden sind. Vor der Implementierung dieses Projekts wurde der Prozess vollständig manuell und außerhalb des Systems verwaltet, was erhebliche Verwaltungs- und Zeitbeschränkungen mit sich brachte.

Das Projekt zur Verbesserung der Verwaltung von Rabattverträgen ist Teil einer Reihe von Initiativen, die im Unternehmen mit dem Ziel der Prozessoptimierung und der Bereitstellung kohärenter Informationen durchgeführt werden. Aufgrund des Umfangs der von uns abgewickelten Vorgänge ist es unerlässlich, die Daten aus den Rabattvereinbarungen in die kaufmännischen Verwaltungstools zu integrieren. Wir haben den manuellen Buchhaltungsprozess abgeschafft, der auch durch die Verkaufsabteilung bedingt war. All dies führt zu einer höheren Zuverlässigkeit der Vorgänge und Informationen sowie zu Steigerung der Effizienz. Es ist von grundlegender Bedeutung, dass wir ein gutes Arbeitsteam mit den Finanz-, Handels- und Technologie-Abteilungen sowie mit unserem Partner Zoi gebildet haben.

AUTOMATISIERUNG UND TRANSPARENZ AN VORDERSTER FRONT

Die Lösung von Zoi verfolgte die folgenden Ziele:

• Einbeziehung des Betrags der Rabattvereinbarung in die Bewertung der Artikel und der aktualisierten tatsächlichen Marge für jeden Artikel
• Vereinfachung des Prozesses zur Verwaltung von Rabattvereinbarungen 
• Beschleunigung der Abrechnungs- und Fakturierungsprozesse
• Implementierung einer Echtzeitberechnung der bei den einzelnen Lieferanten angesammelten Rabatte
• Erleichterung des Exports von Beträgen aus Rabattvereinbarungen in die entsprechenden Berichtssysteme

Auf diese Weise würde das Unternehmen die tatsächlichen Nettokosten jedes Artikels auf einfache und automatisierte Weise kennen.

EIN NEUES SYSTEM ZUR VERWALTUNG VON RABATTEN

Um die vorgeschlagenen Ziele zu erreichen, wurde ein multidisziplinäres Team gebildet, an dem alle Abteilungen von DinoSol beteiligt waren. Dieses Team wurde von Zoi geleitet. Im Laufe von 3 Monaten wurde eine Lösung entworfen und implementiert, die alle Ziele erfüllt. 

Um die Ziele zu erreichen, wurde die Standardfunktionalität von SAP Retail zur Verwaltung von Bonusabsprachen implementiert, die es ermöglicht, diese Konzepte in die Preisschemata von Einkaufs- und Verkaufsbelegen aufzunehmen. Auf diese Weise ist es möglich, die Margen und Beträge der kumulierten Bonusabsprachen genau im Auge zu behalten.

Die Erstellung und Pflege von Bonusabsprachen wurde in das von der Verkaufsabteilung regelmäßig genutzte Tool integriert, wodurch die vom Nutzer zu meldenden Daten auf ein Minimum reduziert und die Pflege vereinfacht wurde. Darüber hinaus können sich die Nutzer schnell an die neuen Funktionen anpassen.

Das Projekt wurde in zwei Phasen unterteilt, wobei Bonusvereinbarungen sowohl im Einkauf als auch im Verkauf eine wichtige Rolle spielen.

Im Einkauf ist der Prozess weniger kritisch, da das Transaktionsvolumen geringer ist und alle Daten zur Bestimmung des Rabatts zur Verfügung stehen. Die Daten, die die Einbeziehung in die Berechnungssysteme ermöglichen, sind in den meisten Fällen die des Lieferanten, da sie auf dieser Ebene registriert sind und ihre Einbeziehung in das Berechnungssystem daher einfacher ist. Die Ermittlung dieser Daten wirkt sich direkt auf den gewogenen Durchschnittspreis des Artikels aus, so dass beim Verkauf die richtige Marge angesetzt wird.

Die Berücksichtigung dieser Vereinbarungen im Verkauf wird zum kritischsten Teil des Projekts. Das Volumen der erzeugten Daten übersteigt bei weitem das Volumen der Einkäufe. Jede Nacht werden Zehntausende von Verkaufstickets aus mehr als 300 Geschäften in das System integriert, und es ist von entscheidender Bedeutung, dass jede Entwicklung oder neue Funktion diesen kritischen Prozess so wenig wie möglich beeinträchtigt.

Die Lösung identifiziert den Lieferanten, der den Artikel verkauft hat, und ermittelt dann die Rabattvereinbarung im Verkaufskalkulationsschema und aktualisiert die Kosten des Verkaufs. Und das alles, ohne die Performance zu beeinträchtigen und die korrekte Ermittlung der Rabatte zu gewährleisten.

Ein weiterer, sehr wichtiger Punkt für DinoSol ist die Sichtbarkeit der Bonusabsprachen in den Berichtssystemen des Unternehmens.

Dank der implementierten Lösung wurde die Kostenextraktion der SAP ERP Artikel vereinfacht, sodass DinoSol die aktualisierte Marge in seinem Berichtstool ohne manuelle Bearbeitung der Informationen zur Verfügung hat.

Die Implementierung des Zoi Systems brachte mehrere Vorteile mit sich:

• Genauerer Blick auf die tatsächlichen Kosten: Durch die Einbeziehung des Betrags der Rabattvereinbarungen in die Bewertung der Artikel wird die aktualisierte tatsächliche Marge jedes Artikels bereitgestellt.
• Einfache Pflege: Die Erstellung und Pflege von Bonusabsprachen wurde in das Tool integriert, das die Verkaufsabteilung regelmäßig nutzt. Dadurch wurden die Daten, die der Benutzer eingeben muss, auf ein Minimum reduziert.
• Vereinfachung des Verwaltungsprozesses: Die Lösung vereinfacht den Prozess der Verwaltung von Bonusvereinbarungen und rationalisiert die Abrechnungs- und Fakturierungsprozesse.
• Verbessertes Berichtswesen: Die Lösung erleichtert den Export der Beträge aus Bonusvereinbarungen in Berichtssysteme.
• Berechnung in Echtzeit: Die Lösung ist in der Lage, die bei den einzelnen Lieferanten angesammelten Rabatte in Echtzeit bereitzustellen.
  

ÜBER DINOSOL

DinoSol ist eine der größten spanischen Vertriebsgesellschaften mit Sitz auf den Kanarischen Inseln. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 224 Geschäften. Derzeit ist die Marke auf fünf der sieben Kanarischen Inseln vertreten. Über die DinoSol Stiftung unterstützt das Unternehmen die soziale Entwicklung auf den Kanarischen Inseln und schenkt den Menschen, die zur DinoSol Gruppe gehören, stets besondere Aufmerksamkeit.